Quanto custa o processo manual: a conta do retrabalho e do cliente esquecido
A planilha parece de graça. Não tem mensalidade, todo mundo sabe usar e já está lá. O custo dela aparece em outro lugar: no tempo que a equipe gasta procurando informação, no retrabalho e, principalmente, nos clientes que ninguém chamou de volta.
Fizemos a conta com uma empresa fictícia. Os números são ilustrativos: troque pelos da sua empresa e veja quanto o processo manual custa por mês.
A empresa do exemplo
- 5 vendedores, com custo de R$ 35 por hora cada (salário e encargos);
- 150 contatos novos por mês;
- 20% dos contatos atendidos viram venda;
- ticket médio de R$ 2.500;
- controle em planilha, WhatsApp no celular de cada vendedor e propostas por e-mail.
Onde o dinheiro vai
Tempo procurando e atualizando informação
Achar a última conversa com o cliente, conferir qual versão da proposta foi enviada, atualizar a planilha no fim do dia. Se cada vendedor perde 45 minutos por dia nisso, são 4.725 minutos no mês, ou cerca de 79 horas de venda que viraram trabalho administrativo.
Contatos que ficam sem retorno
É o custo mais caro e o menos visível. Sem aviso de retorno e sem visão do funil, uma parte dos contatos simplesmente fica para trás. Se 10% dos 150 contatos do mês não recebem retorno, são 15 clientes. Com conversão de 20%, são 3 vendas que não aconteceram.
Relatório montado à mão
Fechar o mês juntando planilhas, conferindo números e montando gráfico leva, no exemplo, 6 horas do gestor, a R$ 60 por hora.
A conta
| Onde o dinheiro vai | Conta | Por mês |
|---|---|---|
| Tempo procurando informação | 79 h × R$ 35 | R$ 2.765 |
| Vendas perdidas por falta de retorno | 3 vendas × R$ 2.500 | R$ 7.500 |
| Relatório montado à mão | 6 h × R$ 60 | R$ 360 |
| Total | R$ 10.625 |
A conta deixa de fora coisas difíceis de medir, mas reais: o cliente irritado porque teve de repetir a história, a proposta enviada com o preço errado, a carteira que saiu junto com o vendedor e a decisão tomada com o número do mês passado.
Faça a conta da sua empresa
- Tempo perdido: pergunte à equipe quanto tempo por dia vai em procurar, conferir e atualizar informação. Multiplique por pessoas, dias úteis e custo por hora.
- Contatos sem retorno: pegue os contatos do último mês e conte quantos não tiveram nenhum retorno registrado. Multiplique pela sua taxa de conversão e pelo seu ticket médio.
- Relatórios: some as horas gastas para fechar os números do mês.
Se não for possível responder o item 2, esse já é o diagnóstico: a empresa não sabe quantos clientes deixou para trás.
O que um CRM muda nessa conta
O CRM não faz o vendedor trabalhar mais. Ele tira o trabalho que não é venda: a informação está na ficha do cliente, o retorno avisa quando vence, a proposta fica anexada e os indicadores ficam prontos. O ganho mais rápido costuma vir do segundo item, porque o contato esquecido aparece no dia em que esqueceriam dele.
Para entender o caminho até lá, leia como sair das planilhas e como implantar um CRM sem parar a operação. Ou traga seu processo para a DayHub: a nossa equipe configura o sistema para o jeito que a sua empresa vende.
