Implantação de CRM: como migrar da planilha sem parar a operação

O medo de trocar a planilha por um CRM quase nunca é o preço. É parar a operação: semanas de configuração, a equipe perdida num sistema novo e clientes esperando enquanto todo mundo aprende. Por isso tanta empresa adia a mudança, mesmo sabendo que o controle atual já não dá conta.

Uma boa implantação acontece com a empresa vendendo. Veja como fazer a migração em etapas, o que preparar antes e o que a equipe da DayHub faz quando você traz o seu processo para o sistema.

Antes de começar: o que separar

• As planilhas que existem hoje. Todas, inclusive as que cada vendedor mantém por conta própria.
• Os modelos de documento. Proposta, contrato e as mensagens que a equipe mais usa.
• A lista da equipe. Quem vende, quem gerencia e quem cuida da parte administrativa.
• Os números de WhatsApp usados para atender. E quais deles são da empresa.

Não precisa organizar nada disso antes. O importante é não deixar nenhuma fonte de informação de fora.

As etapas da implantação

1. Conversa sobre o processo

Tudo começa por entender como a empresa vende hoje: por onde o cliente chega, quais são as etapas, o que precisa acontecer em cada uma e onde as coisas costumam travar. Se você quiser adiantar, o roteiro está em como mapear o processo comercial em 5 passos.

2. Configuração do sistema

Com o processo desenhado, a equipe da DayHub configura o sistema: as etapas do funil, as listas usadas no cadastro, o checklist de cada etapa e os perfis de acesso de cada pessoa. O sistema se adapta ao processo da empresa, e não o contrário.

3. Importação da base

Os clientes saem da planilha e entram no CRM já na etapa em que estão hoje, com responsável definido. A importação é feita por arquivo CSV, a partir de um modelo, e a base é revisada antes, para não levar cliente duplicado.

4. WhatsApp e agenda conectados

O número da empresa é conectado pelo QR Code, e as conversas passam a ficar ligadas a cada cliente. A agenda do CRM pode ser sincronizada com o Google Agenda de cada pessoa.

5. Treinamento da equipe

Cada perfil aprende o que vai usar: o vendedor, a rotina do dia; o gestor, o funil e os indicadores. Treinar por perfil é mais rápido do que mostrar o sistema inteiro para todo mundo.

6. Primeiras semanas acompanhadas

É quando aparecem os ajustes: uma etapa que ninguém usa, um campo que falta, uma regra de distribuição que precisa mudar. Ajustar rápido nessa fase é o que faz a equipe adotar o sistema em vez de voltar para a planilha.

Como não parar a operação

• Defina uma data de virada. A partir dela, contato novo entra só no CRM. Ter os dois sistemas valendo ao mesmo tempo é a receita para nenhum dos dois estar certo.
• Migre primeiro o que está em andamento. Os negócios abertos vêm antes do histórico antigo.
• Comece pelo essencial. Etapas, retornos e WhatsApp no primeiro dia; indicadores e automações depois, quando a equipe já estiver usando.
• Tenha um responsável interno. Alguém da equipe que tira dúvidas e cobra o uso nas primeiras semanas.

Os erros que fazem a implantação falhar

1. Copiar a planilha para dentro do sistema. O CRM vira uma planilha mais cara. Aproveite a mudança para revisar o processo.
2. Criar etapas demais. Se a equipe precisa pensar em qual coluna colocar o cliente, há colunas sobrando.
3. Deixar o WhatsApp de fora. Se a conversa continua no celular pessoal, metade da história não entra no sistema. Veja os riscos do WhatsApp no celular do vendedor.
4. Não medir nada. Sem acompanhar os primeiros números, ninguém percebe se o sistema está ajudando.

Traga seu processo para a DayHub

A DayHub nasceu organizando processos com muitas etapas, documentos e prazos, no mercado de crédito. É essa experiência que levamos para empresas de outros setores que querem sair da planilha, do papel e do processo manual. Para entender por que vale a pena, leia como sair das planilhas e quanto custa o processo manual.

Conte como é o seu processo e a nossa equipe mostra como ele fica no DayHub.