Como mapear o processo comercial da sua empresa em 5 passos
O erro mais comum de quem sai da planilha é escolher o sistema antes de entender o próprio processo. A empresa contrata a ferramenta, cria etapas genéricas como "Prospecção" e "Fechamento", e em um mês a equipe volta para a planilha porque o sistema não tem nada a ver com o dia a dia.
Mapear o processo comercial leva uma ou duas reuniões e uma folha de papel. O resultado é o roteiro para configurar qualquer CRM, e é exatamente o que pedimos quando uma empresa traz o processo para a DayHub.
Passo 1: escreva o caminho do cliente
Pegue três vendas recentes e descreva o que aconteceu, do primeiro contato até o pagamento. Por onde o cliente chegou? Quem falou com ele? Quando a proposta foi enviada? O que aconteceu entre a proposta e o sim? Não descreva o processo ideal, descreva o que acontece de verdade.
Repita com duas vendas perdidas. Elas mostram onde o processo falha.
Passo 2: transforme o caminho em etapas
Agrupe os acontecimentos em etapas. Uma boa etapa tem um critério claro de entrada e de saída: qualquer pessoa da equipe consegue dizer se o cliente está nela ou não. Entre cinco e oito etapas costuma ser suficiente. Veja um exemplo de uma empresa de serviços B2B:
| Etapa | Para avançar, precisa ter | Responsável |
|---|---|---|
| Novo contato | Nome, empresa e telefone do cliente | Pré-vendas |
| Diagnóstico | Reunião feita e necessidade registrada | Vendedor |
| Proposta enviada | Proposta em PDF anexada ao cliente | Vendedor |
| Negociação | Retorno do cliente e próximo contato agendado | Vendedor |
| Contrato | Contrato assinado e dados de faturamento | Financeiro |
| Fechado ou perdido | Motivo da perda, quando perdido | Gestor |
Passo 3: defina o que precisa acontecer em cada etapa
Para cada etapa, liste as tarefas e os documentos obrigatórios. É isso que vira o checklist da etapa no CRM: ninguém esquece de pedir o documento, de agendar a visita ou de mandar o contrato. Pense também nos prazos: quanto tempo um cliente pode ficar em cada etapa antes de alguém agir?
Passo 4: decida quem faz o quê e quem vê o quê
Quem recebe os contatos novos e como eles são distribuídos? O vendedor vê só os clientes dele ou todos? Quem pode mudar uma proposta já enviada? Essas respostas viram os perfis de acesso e a regra de distribuição dos atendimentos.
Passo 5: escolha os números que vão guiar a gestão
Com as etapas definidas, os indicadores aparecem naturalmente:
- quantos contatos novos entram por semana e por qual canal;
- quanto tempo leva o primeiro contato;
- quantos passam de cada etapa para a seguinte;
- quanto tempo, em média, o cliente fica em cada etapa;
- por que os negócios são perdidos.
Comece com poucos números e acompanhe toda semana. O objetivo é descobrir onde o processo trava, e não montar relatório bonito.
Do papel para o sistema
Com o mapa pronto, configurar o CRM vira uma tarefa simples: as etapas viram as colunas do funil, os critérios viram o checklist, os responsáveis viram os acessos e os indicadores aparecem no painel. Depois disso, é migrar a base, como explicamos em implantação de CRM sem parar a operação.
Não precisa chegar com o mapa pronto. Na implantação da DayHub, fazemos esse mapeamento junto com você e configuramos o sistema a partir dele. Traga seu processo, mesmo que hoje ele esteja numa planilha, no WhatsApp e no papel. Para o panorama completo, leia como sair das planilhas.
